国の省庁や地方自治体、老舗の大手企業などは、官僚制組織の考え方に基づいて組織が活動している傾向があります。
官僚と聞くと「エリート」とか「規則正しい」というイメージを持ちますが、必ずしも官僚の考え方に基づいた組織が万能とは限りません。
この記事では、官僚制組織の特徴やメリット、デメリット(逆機能)を徹底解説します。
官僚制組織とは？官僚制組織の特徴
官僚制組織とは、高度に専門化された業務により責任・権限を基礎としたピラミッド型の階層が形成され、その中の構成員が規則に基づいた没主観的な判断によって職務遂行することを要請される組織です。
すごく簡単に言うと、従業員間の偉さが明確に決まっていて、かつ従業員は主観ではなくルール通りに仕事を行うことを強制されるのが官僚制組織です。
官僚制組織には下記の特徴があります。
・専門化と分業の徹底
・階層構造が形成されている
・専門的な知識や技術を持った人材を優先的に採用
・文書やマニュアルによる記録や伝達を重視
官僚制組織の特徴を持っている主な団体としては、国の省庁や地方自治体などの行政機関が該当するでしょう。
ベンチャー企業やスタートアップと呼ばれるところは、ルールやマニュアルよりは、従業員や経営陣の個性や発想を重視する傾向があります。事前に想定していなかった突発的な事態に対しても、臨機応変に対応します。
一方で国の省庁や地方自治体は、あらかじめ定めた決まり通りに仕事を行います。事前に想定していなかった
官僚制組織のメリット
官僚制組織には、主に下記3つのメリットがあります。
組織を安定的に支配できる
官僚制組織に所属するメンバーは、「上司やルールに従うのは当然」という価値観を持つようになります。
そのため、上司と部下の間で軋轢が生じたり、部下の離反が生じるリスクは必然的に小さくなります。
組織を安定的に支配できる点は、経営者にとっては大きなメリットとなります。
業務を無駄なくスピーディーに行える
官僚制組織では、主観を完全に排除して、ルールや上司の指示通りに従業員が業務を遂行します。
そのため、業務には直接関係のないミーティングや話し合いといった行動を極限まで減らせます。
無駄な行動が減るため、結果的に業務の遂行に必要な時間も短縮されるため、生産性の向上にもつながります。
ミスを減らせる
上司の指示やルールが完璧なものであれば、従業員はそれに従って行動するためミスを減らせます。
官僚制組織は、ミスが許されない事業(顧客の情報を取り扱うなど)を行う企業にとってメリットが大きい形態であると言えます。
官僚制組織のデメリット(逆機能)
一方で官僚制組織には、「逆機能」と呼ばれるデメリットも存在します。
この章では、官僚制組織のデメリット(逆機能)を4つご紹介します。
臨機応変に行動できず、チャンスを逃したり顧客の信用を失うリスクがある
官僚制組織に属するメンバーは、マニュアル等で決められた業務や、上司に指示された業務しか行いません。
そのため、状況に応じた臨機応変な行動を取りにくくなります。
例えばある飲食店の近くでイベントが開催されることで、普段よりもはるかに多くのお客さんを見込めるとしましょう。
普段よりも多くの人員を導入したり、営業時間を伸ばすなどの臨機応変な行動を取れば、売り上げを大幅に伸ばせそうです。
しかし官僚制組織では、あらかじめ決まっている人員数や営業時間に固執するため、こうした臨機応変な行動を取れません。
その結果、売り上げを伸ばすチャンスを逃す上に、顧客からの満足度も低下するおそれがあります。
環境の変化に対応できない
環境の変化に対応できない点も、官僚制組織の大きなデメリットです。
企業が利益を得るには、顧客のニーズに適した商品やサービスを提供する必要があります。
しかし顧客のニーズは、技術の変化や流行などにより定期的に変化します。
官僚制組織の企業は、従来のやり方に固執し、顧客のニーズ変化に対応しようとしません。
その結果、急激に売り上げを減らすこととなり、倒産などの事態に陥ります。
規則が細かすぎるとかえって非効率となる
前述した通り、規則やマニュアルを細かく定めると、業務を効率的に行えるメリットを得られます。
しかし規則やマニュアルが細かすぎると、かえって業務の遂行が非効率となってしまいます。
たとえば毎日業務の進捗を報告するために、膨大な量の書類作成や上司からの承認が必要だと、かえって時間がかかり非効率となります。
官僚制組織の色合いが強くなりすぎると、メリットがデメリットに変わるので十分注意しましょう。
従業員の能力が成長しない
官僚制組織のデメリット(逆機能)で一番注意すべきなのが、従業員の能力が成長しない点です。
官僚制組織では、従業員は規則や指示通りの業務しかやりません。
そのため、自分で考える力や普段行なっている業務以外のスキルが全く伸びません。
従業員の能力が成長しないと、後々になって会社全体の業績に悪影響が及ぶ可能性が非常に高いです。
官僚制組織のデメリット(逆機能)をよりくわしく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。
「官僚制」という用語を聞くと、皆さんはどのようなイメージを抱くでしょうか？「ルールが厳格に定められている」とか「専門性が高い」といった好ましいイメージを抱く方もいると思います。確かに官僚的であることは、専門性の高さや組織の統制が取れ[…]
官僚制組織のまとめ
官僚制組織は一見すると合理的な組織形態であるものの、メリットばかりの万能な組織というわけではありません。
従業員の能力向上が阻害されるなど、官僚制組織にはデメリット(逆機能)も少なくありません。
ご自身で会社経営する際や、社内で従業員を雇う際には、官僚制組織にならないように十分注意する必要があります。