自然災害や不祥事、事件など、企業を取り巻くリスクはたくさん存在します。
こうした非常事態が顕在化すると、業績に深刻な悪影響を及ぼすおそれがあります。
したがって、いつ起きるか分からない非常事態に備えて、あらかじめ対応策(≒コンティンジェンシープラン)を定めておくことはとても重要です。
今回の記事では、そんなコンティンジェンシープランの定義やBCPとの違い、作り方などを解説します。
コンティンジェンシープランとは
はじめに、コンティンジェンシープランの定義や注目される背景、策定するメリット・デメリットをご紹介します。
コンティンジェンシープランの定義
コンティンジェンシープランとは、企業の業績に対して深刻な悪影響を及ぼす事象をあらかじめ想定し、最適な行動を策定・具体化したものです。
コンティンジェンシープランの策定目的には、自社の業績に対する被害を最小限に食い止めることはもちろん、顧客や取引先に与える損失を抑えることも含まれます。
コンティンジェンシープランが注目される背景
コンティンジェンシープランが注目される背景には、業績に大きな被害を与え得るリスクが多様化していることがあります。
たとえば日本では、東日本大震災や熊本地震といった大地震はもちろん、台風や豪雨、土砂災害といった大きな自然災害が頻繁に発生します。
こうした災害が生じると、従業員の安全や物流、情報システム、インフラ(電気や水道)に深刻な影響がおよび、事業の続行が困難となります。
また、不祥事によるイメージ低下やテロ、ITシステムの停止など、近年はリスクの種類や構造がより複雑化しています。
2020年初頭から続いている新型コロナウイルスの流行からも分かる通り、経済に深刻な影響を与える事態は予測困難です。
ある日突然予想外の事態が発生するリスクが増え続けているからこそ、事前にコンティンジェンシープランを策定する重要性が高まっているわけです。
コンティンジェンシープランを策定するメリットとデメリット
コンティンジェンシープランの策定にあたっては、メリットとデメリットの双方を理解しておくことが重要です。
具体的なメリットとデメリットは以下のとおりです。
メリット
コンティンジェンシープランを策定する最大のメリットは、重大な緊急事態に対して、柔軟かつ迅速に最適な行動を取れるようになる点です。
コンティンジェンシープランでは、地震や疫病、不祥事といったあらゆる不測の事態に対して、発生した場合に「いつまでに・誰が・何を・どうするか」を明確にしておきます。
あらゆる事態や発生した場合の損害などを想定して計画を立てるため、万が一リスクが顕在化しても、損失を最小限に留めることが可能となります。
デメリット
コンティンジェンシープランの策定にあたっては、リスクの洗い出しや分析、計画の策定といった業務が複数発生します。
そのため、計画の策定に伴い多大な時間やコストが生じる点がデメリットとなります。
予算や人員のリソースなどを考慮して、余裕のある範囲でコンティンジェンシープランを策定することが大切です。
コンティンジェンシープランとBCPの違い
コンティンジェンシープランと類似する概念に「BCP(事業継続計画)」と呼ばれるものがあります。
どちらも緊急事態に対する計画という点では一致していますが、厳密には違いがあります。
両者の間にある最大の違いは策定の目的です。
コンティンジェンシープランは「対応の明確化」を目的とする一方で、BCPは「事業の早期復旧および継続」を目的としたものです。
事業の早期復旧・継続を目的としたBCPでは、コンティンジェンシープランの策定とは異なり、「事業インパクト分析(BIA)」を実施します。
事業インパクト分析とは、各業務を停止した場合の損失やリスクを把握し、優先的に復旧・継続すべき重要業務を決定する手法です。
つまりBCPは、対応策を決定するだけのコンティンジェンシープランと比べて、より具体的かつ中長期的な計画であると言えます。
ただし近年は、コンティンジェンシープランの策定時に事業インパクト分析を実施するケースも増えています。
そのため、コンティンジェンシープランとBCPのあいだにある違いは薄れつつあるのが現状です。
コンティンジェンシープランの作り方
コンティンジェンシープランは、一般的に以下5つのステップで作ります。
ステップ1：基本方針の策定
はじめに、コンティンジェンシープランを策定する目的や方針(最低限守りたい事柄など)を明確にします。
基本方針の策定にあたっては、自社の保有する経営資源や業務内容を整理しつつ、緊急時において優先的に対応したい業務を明確にしておくことが求められます。
そうすることで、会社ごとの状況に応じて、最適なコンティンジェンシープランとなるでしょう。
ステップ2：リスクの洗い出し
次に、優先したい業務や自社の経営資源に重大な損失を及ぼすリスクを洗い出します。
洗い出すべきリスクには、地震や台風などの自然災害はもちろん、不祥事や景気の急激な悪化、テロなど様々あります。
リスクを洗い出す際には、過去の事例データを参考にしつつ、生じ得る損失を具体的な数値(金額など)で表すことがポイントです。
また、常に最悪の事態を想定して、極力多くのリスクを洗い出しておくことが重要です。
予測しやすいリスクだけしか洗い出さないと、想定外の事態への対応が困難となるので注意しましょう。
ステップ3：コンティンジェンシープランの策定
リスクの洗い出しを終えたら、いよいよ本格的にコンティンジェンシープランの策定を実行する流れとなります。
洗い出したリスクに対して、具体的にどのように対策を講じていくかを明確化します。
具体的には、生じ得るリスクに対して「何を、誰が、いつ、どうやって、どのくらいの期間や費用をかけて対処していくか」を明らかにします。
ただし緊急時には、あらかじめ想定していた計画をスムーズに実行できない恐れがあります。
例えば、「緊急時の対策を行う人員と連絡が取れない」、「対策に必要な経営資源が使用できない」などの事態が考えられるでしょう。
そのため、コンティンジェンシープランの策定にあたっては「代替案をいくつか用意しておく」ことが重要です。
たとえば、緊急時対応を行う人員を複数用意しておいたり、連絡手段や事業を行う場所を複数確保しておいたりするのが一例です。
ステップ４：コンティンジェンシープランの周知
たとえ優れたコンティンジェンシープランを策定しても、社員一人ひとりが理解していないと実行に移せません。
したがって、コンティンジェンシープランを策定すると同時に、全社員に対してそれを共有・周知させることが不可欠です。
ただし、単純に社内掲示板やチャットツールなどで公表するだけでは、社員がしっかりと目を通さない可能性があります。
理解力を深めてもらうためにも、セミナーや講習の場を設けてコンティンジェンシープランの周知を図ることが大切です。
ステップ5：定期的なコンティンジェンシープランの改善
会社の事業規模や時期などが変わることで、損害につながるリスクも変わってきます。
したがって、コンティンジェンシープランは一度作成して放置するのではなく、定期的に改善することが重要です。
5年や10年周期で定期的に見直しを実施しつつ、事業規模や事業内容に大幅な変化が生じた時点でも見直しを図るのがベストです。
コンティンジェンシープランのまとめ
2020年の初頭から大流行した新型コロナウイルスは、飲食業を中心に甚大な損失を与えました。
多くの企業や事業主は、想定外の事態だったこともあり、柔軟かつ的確な対応を取れなかったことでしょう。
今後も今回のような事態が生じる可能性は十分あるため、あらかじめコンティンジェンシープランを策定し、不測の事態に備えておきましょう。
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