働き方改革が叫ばれている昨今、経営管理や業務の無駄を削減することは多くの企業で課題となっています。
非効率な働き方をしていると、本来よりも長く働く必要が生じてしまい、結果的に遅くまで残業を強いられる事態となります。
これは会社経営の面においても、余計にコストがかかってしまうので好ましくありません。
そんな作業プロセスの改善に役立つ手法に「ECRSの原則」というものがあります。
今回の記事では、ECRSの法則の意味や進め方を具体例を交えつつご紹介します。
ECRSの原則とは
ECRSの原則とは、「Eliminate(排除)」「Combine(結合)」「Rearrange(交換)」「Simplify(簡素化)」という4つの観点から、業務プロセスの改善を図る手法です。
ちなみにECRSの原則の読み方には、「イクルスの原則」が一般的に用いられています。
ECRSの原則は、主に製造業(製品生産)の現場で使用されている手法ですが、小売業からITビジネスまで、あらゆる仕事で業務効率化の効果を期待できます。
ECRSという4つの視点を持ってタスクの改善に取り組むことで、何も考えずに作業の効率化に取り組む場合と比べて、改善の効果を最大限高める事ができます。
ECRSの原則の具体的な進め方
ECRSの原則では、「Eliminate(排除)」→「Combine(結合)」→「Rearrange(交換)」→「Simplify(簡素化)」の順番で作業の改善に取り組むのが一般的であり、得られる改善の効果も最も大きいです。
この項では、ECRSの原則について具体的な進め方をわかりやすくお伝えします。
Step1:Eliminate〜その業務を無くせないか？を考える〜
ECRSの原則では、まず初めに無駄な行動を無くすことから行います。
業務プロセスを今一度見返し、利益を生み出す上で行う必要がないタスクを洗い出し、それを今後行わないようにします。
作業の除去はあまり手間をかけずに行える上に、得られる効果もとても大きいです。
Step2:Combine〜複数の業務を一緒に行えないか？を考える〜
次のステップでは、複数の作業を同時に行えるかを考えます。
類似する要素があるタスクは、ひとまとめで行った方が時間も労力も削減できます。
同じ場所で行うタスクや同じスキルや機器を使用する業務を洗い出して、それらをまとめて一度で行うようにすると作業の効率性が高まります。
Step3:Rearrange〜業務を行う順番を変更できないか？を考える〜
業務の削減や集約を終えたら、次に行うべきはタスクを行う順番を変更することです。
これはケースバイケースですが、作業工程を変えるだけでタスクの効率化を図れる場合もあります。
例えば、同じ場所で行う仕事なのに行う時間帯(順序)が離れている場合、同じ場所で行う仕事を連続して行うようにすれば、移動時間を削減できます。
Step4:Simplify〜業務を単純に行えないか？を考える〜
ECRSの原則において最後に検討すべきなのは、作業を単純に行えるかどうかです。
行動プロセスを見返し、よりシンプルに行える仕事(つまり現時点で非効率な仕事)を見つけ出しましょう。
タスクの単純化に成功すれば、作業時間の削減や身体的な負荷の削減などの効果を見込めます。
ただしタスクの単純化には、マニュアル化やITシステムの導入など、比較的費用を要する場合が多いので注意が必要です。
ECRSの原則の使用例
最後に、ECRSの原則を使って業務の改善を図る具体例をお伝えします。
Eliminate(排除)の具体例
毎週行う会議をやめる
頻繁に会議を行う会社は多いですが、果たしてその会議は本当に必要でしょうか？
特に重要な議題がないにもかかわらず、習慣的に行っている会議があれば削減して本業に時間を費やした方がはるかに生産性が高いでしょう。
作業進捗の報告書作成をやめる
何のために書いているか分からない報告書なども、削減を検討した方が良いと思います。
上司が真剣に目を通すわけでもない報告書の作成に数十分も費やすなら、1円でも利益を伸ばす上で有益なタスクに時間を費やすのが良いと思います。
Combine(結合)の具体例
新規顧客を獲得するたびに行うデータ入力を、その日の最後にまとめて行う
例えば新規顧客を獲得するたびにデータ入力が必要だとしましょう。
その度にその時行っているタスクを中断する必要があるため、一つのことに集中できずに生産性が下がってしまいます。
データ入力はその日の最後に行うことで、各作業に集中できるようになり、生産性が上がる効果を期待できます。
製品加工を行う場所と、加工前の材料の入荷場所を同じにする
ある製品を加工するための材料の入荷場所と、製品の加工を行う場所が離れていると、材料の運搬に無駄な時間が生じてしまいます。
そこで入荷場所と加工を行う場所を同じ(もしくは隣接する)場所にすることで、運搬時間や労力を削減し、生産性向上の効果を期待できます。
Rearrange(交換)の具体例
移動距離が最短となるように製造工程を入れ替える
一つの作業が終わって次のタスクに移るたびに移動を繰り返していては、時間を無駄にする上に無駄な労力がかかります。
移動距離が最短となるように製造工程を入れ替えることで、移動時間や労力を削減する効果が見込めます。
上司の確認が必要な仕事を先に全て終わらせる
会社によっては、上司の確認が必要な仕事とそうでない仕事が分かれていることがあると思います。
上司の確認が必要な仕事を先に全て終わらせることで、部下はその都度上司に確認しに行く手間を一度で済ませることができます。
一方で上司の側も、その都度自身の業務を中断して部下の仕事を確認する手間を削減できるようになります。
Simplify(簡素化)の具体例
プレゼン資料の作成に力を入れないようにする
プロジェクトや新規事業のプレゼン資料の作成の際、やたら見た目の良さにこだわってパワポを作成する人は少なくありません。
パワポの出来にこだわることを否定するわけではありませんが、利益を生まないパワポ作成に何時間も費やしていては本末転倒です。
会社全体でプレゼン資料の作成に力を入れすぎないようにすれば、それだけで時間を大幅に削減することができます。
業務報告や会議の手段をチャットツールやSkypeに変更する
その日行った仕事の報告書作成や特定の場所に集まっての会議は、毎回手間も時間もかかり非効率です。
そこで作業報告をチャットツール(Slackやチャットワーク)を使って行うようにしたり、会議をSkypeを使ったオンライン会議に変更すれば、労力や時間を大幅に削減できます。
ECRSの原則に関するまとめ
元は製品の生産現場で使われていたECRSの原則ですが、今回お伝えした通りあらゆる業種やタスクに適用できる優れた手法です。
ECRSの原則は全社的な経営管理はもちろん、サラリーマンの方が営業や身近な雑務を行う際にも役立ちます。
少しでも無駄を削減して快適に仕事を行うためにも、ECRSの原則を意識して仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか？