ToDoリストの機能と進捗管理を兼ね備えたガントチャートは、経営管理や日々の仕事など、ビジネスの多様な場面で活用することができます。
ガントチャートを作成する際には、エクセル(Excel)というツールを活用するのが一般的です。
ですが本格的にガントチャートを作るとなると、ある程度エクセルを使いこなせる必要があります。
慣れていれば大して難しくないのですが、Excelを使ったことがない方にとっては若干作り方を理解するのに苦労すると思います。
そこで今回は、エクセル(Excel)を使ったことがほぼない方でもカンタンにガントチャートを完成できる作り方をご紹介します。
ステップ1：あらかじめ必要な要素を洗い出す
まず初めに、ガントチャートを作る上で最低限必要な要素を洗い出しておきます。
ガントチャートを作る際に必要となる情報は下記になります。
- タスク(プロジェクト)名
- 作業の開始日
- 作業に必要な日数
- 作業の終了日
以下の写真のように、各タスクについて開始日や作業日数、終了日を表でまとめておくと把握しやすくなります。
これまでの経験などを基に、十分実現可能な工程を立てましょう。
ステップ2：タスクの名前を縦軸、日付を横軸にそれぞれ記入
情報を準備したら、実際にエクセルを使ってガントチャートを作成していきます。
ガントチャートを作成するに際しては、下記写真のようにタスク(プロジェクト)名を縦軸に、日付を横軸にそれぞれ記入します。
ガントチャートを見やすくするために、「タスク名」という文言と「日付」については色を変えておくのがオススメです。
ステップ3：各タスクを行う日を塗りつぶす
次のステップでは、各タスクごとに作業を行う日付を他の色で塗りつぶします。
例えばA作業を8月1日から4日までの4日間で行う場合は、下記のようにA作業の列の8/1~8/4までの部分を水色(好きな色で構いません)で塗りつぶします。
ステップ4：枠線を加えて見やすくする
前ステップの写真を見てみると、各作業の色が重なっていて若干見にくいと思います。
そこで塗りつぶした作業工程を外枠で囲むと、各作業をどのくらいの間で行うかが分かりやすくなります。
枠線については、色を塗りつぶすところの隣(画像上部の「外枠」となっている箇所)で設定できます。
エクセルを使ったガントチャートのカンタンな作り方は以上で終わりです。
お伝えしたように、セルの塗りつぶしや日付の入力といった簡単な作業だけでも、ガントチャートを作ることができます。
ただしより見た目の良いガントチャートを作るとなると、棒グラフなどの機能を活用する必要があるので注意してください。
ガントチャートの作り方まとめ
今回は、エクセルを使った簡単なガントチャートの作り方をご紹介しました。
ガントチャートの作成については、専門的なツールを使ったり難しい作り方を覚えなくてはいけないと思われがちです。
しかし最低限の情報さえ揃っていれば、簡単な作り方でもガントチャートを作成できます。
まずはガントチャートをお試しで使ってみたいとお考えの方は、ぜひ今回お伝えした作り方でガントチャートを作成してみてください！