「PDCAサイクルを回す」「PDCAを意識しよう」
ビジネスのあらゆる場面でPDCAサイクルという用語が飛び交っており、この記事を読んでいる方の多くも一度は耳にした経験があると思います。
今回は、そんなビジネスで有名なPDCAサイクルとは何かをお伝えします。
「PDCAサイクルなんて知っているし、今さら取り上げるほどの話題じゃない」と思うかたは多いと思います。
ですが、PDCAサイクルの詳しいやり方やコツまでは知らないという方もいるかもしれません。
PDCAサイクルについて深く理解し実際に活用できれば、ビジネスやプライベートのあらゆる場面で大きなメリットを得られます。
PDCAサイクルとは何なのか知らない方はもちろん、聞いたことがあるけどよくわからないという方も必見です！
PDCAサイクルとは？PDCAサイクルの意味をおさらい！
PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(行動)」「Check(評価)」「Act(修正)」のサイクルを回す(繰り返す)ことで業務や行動の質を向上させる経営管理の手法です。
PDCAサイクルは次の流れで回します。
設定した目標に応じて具体的な計画を作成する(Plan)→計画に基づいて実際に行動する(Do)→行動の結果を測定・評価する(Check)→評価内容に応じて計画を修正する(Action)→修正内容に応じて再度PDCAサイクルを回す
PDCAサイクルは経営管理のみならず、様々な分野に応用できるため、ビジネスマンの方であれば知っておくべきフレームワークです。
PDCAサイクルを経営管理で用いるメリットとは
ビジネスマンの間で広く知られているPDCAサイクルは、経営管理で用いるとどのようなメリットがあるのでしょうか？
メリット①：目標達成に向けて「今何をすべきか？」を明確にできる
ある目標を達成しようと思ったとき、よほどビジネスに慣れている人でない限り、今何を行えば良いかを随時明確に意識するのは難しいと思います。
例えば計画を立てずにいきなり行動してしまったり、行動の結果得られた改善点を次に活かさずに同じことを繰り返したりして、失敗してしまうケースは多々あります。
一方でPDCAサイクルを回せば、現時点で何を行えば良いかを明確にすることができます。
Planの段階では目標達成のための計画を立てて、Doの段階ではそれを実行、Checkの段階では計画通りの結果が得られたかを検証し、Actの段階では改善点を基に計画を修正するといった形で、ある時点で何を行えば良いかが明確になります。
目標達成に向けてその時点ですべきことを明確にできるため、現状を見失ってとんでもない失敗に陥るリスクを軽減できるのは大きなメリットです。
メリット②：最適解を最短ルートで見つけることができる
あらかじめ複数のプランを立てておき、一つずつ試すのも悪くありません。
ですがこの方法だと、一つのプランが失敗した際に何が悪かったのか、逆に何が良かったのかが明らかとならないまま、次のプランに着手してしまいます。
そのため、何が原因で失敗するのかを理解しないまま、いつまでたっても成功に結びつかない事態に陥る可能性があります。
一方でPDCAサイクルを回すと、一つの計画が失敗に終わっても、良かった点や悪かった点を明確にした上で、次のプランを構築して実行することができます。
改善策を取り入れた上で次の計画に移れるため、行き当たりばったりのやり方と比べて最短ルートで成功できます。
PDCAサイクルの各項目を詳しく解説
次に、PDCAサイクルの各項目について詳しく解説します。
各段階で何を行うべきか知りたい方は、ぜひご参照ください！
Plan(計画)
Plan(計画)とは、達成したい目標(売上高や市場シェアなど)を達成するための計画を考えるプロセスです。
計画を立てる上で重要な考え方として、「5W1H」がよく挙げられます。
「誰に」「何を」「どこで」「いつまでに」「なぜ」「どのように」という観点から考えれば、理にかなった計画を立てやすくなります。
また計画は、頑張れば達成できるレベルであるのも大切です。あまりにも難易度が高すぎると、計画を実行する従業員(部下)のモチベーションが低下する可能性があるからです。
最初に立てる計画の質でその後の行動や得られる結果も変わるので、目標に沿った計画を慎重に立てましょう。
Do(行動)
Do(行動)とは、Planの段階で立てた計画を実践する段階です。
計画通りに行動できたかを評価するのがPDCAサイクルを回す目的であるため、基本的には計画通りに行動する必要があります。
計画と大きく異なる行動をしてしまうと、あらかじめ立てた計画通りに行動できたか分からなくなり、PDCAサイクルを回せなくなるからです。
また、計画を実践して得た数字(売上高や新規顧客数など)は、しっかりとデータとして記録する必要があります。
行動の結果をしっかり記録することで、計画通りに行動できたかを正確に評価できます。
Check(評価)
Check(評価)とは、計画(Plan)に沿って行動(Do)できたか、行動の結果目標を達成できたかを評価する段階です。
計画時の目標と行動の結果を見比べて、良い点と悪い点を明確にしましょう。
Action(修正)
Action(修正)とは、Check(評価)の結果浮き彫りとなった悪い部分を改善するプロセスです。
改善を次の計画に活かすことで、より良いPDCAサイクルを回せるようになります。
PDCAサイクルを回す方法を具体例で見てみよう！
PDCAサイクルは、私たちの身近な生活でもビジネスでも、様々な場面で役に立ちます。
今回は、このサイトを運営するにあたって実際に自分が行なってきたことを例にして、PDCAサイクルを回す方法を解説します。
Step1:Plan(計画)
このサイトを始めた当初は、月間「1万PV」を目標にしました(現在は着々と進行中です！)。
そこで自分は、オーガニック経由でのユーザー数・PV数の増加を目標に、次のPlan(計画)を立てました。
- 検索ボリュームが200未満のキーワードの洗い出し
- 2000文字以上かつSEO対策を施した記事を月10本以上アップ
- 執筆した記事で検索上位を獲得
Step2:Do(行動)
Plan(計画)を2つ立てたので、次のステップではそれを実行します。
行動をしている間は、随時Googleアナリティクスやサーチコンソールを使って、PV数やユーザー数、検索順位を確認します。
Step3:Check(評価)
一ヶ月くらい経過した時点で行動の結果を評価したところ、以下の良い点・課題が見つかりました。
良い点
- Planの段階で立てた3つの計画すべて達成できた
- 特に検索ボリュームが低い記事で検索上位を早々に獲得できた(SEO対策が功を奏した)
課題
- 検索ボリュームが小さい記事で上位を取っても、あまりPV数が増えない
- 一ヶ月あたりの新規記事数を増やさないと、検索エンジン経由で1万PVを達成するまでに時間がかかる
Step4:Action(修正)
Check(評価)を行なった結果を踏まえて、以下の2つの改善を施しました。
- 検索ボリュームがもう少し大きいキーワード(500〜10000程度)を洗い出した
- 一ヶ月で公開する記事数を最低10記事から20記事に増やした
意外とSEO対策が順調で検索上位を獲得できることが分かったので、検索ボリュームの大きい記事を書く方針に変えました。
また、PV数の増加スピードを早めるために、公開する記事数を増やすようにしました。
Step5:Step4の結果を踏まえて、P→D→C→Aのサイクルを再び回す
最後にActionのプロセスで施した改善を踏まえて、PDCAサイクルを再び回します。
自分の場合は「月間1万PV」という計画は達成するまではそのままにし、Do(行動)の部分に改善を施してPDCAサイクルを回しています。
改善策が功を奏し、執筆した記事の多くは検索上位を獲得し、3ヶ月目以降くらいからPVやユーザー数の増加スピードが向上しています。
このようにPDCAサイクルを適切に回せば、着実に目標達成に近づくことができます。
PDCAサイクルを回すコツ
「PDCAサイクルを実際に使った経験があるけど、全然良い効果を得られなかった」という方もいると思います。
PDCAサイクルが機能しない理由には色々あるでしょうが、その理由の一つとして「PDCAサイクルの回し方が良くない」可能性があります。
「P(計画)とD(行動)ばかりでC(評価)やA(改善)を行なっていない」とか、「そもそもP(計画)が見当違い」といった根本的なミスをしていると、当然PDCAサイクルはうまく回りません。
ですが基本的なミスをしていなくても、何も考えずにPDCAサイクルを回しているだけでは、期待通りの効果は得られない可能性があります。
この項では、効果を出すためのPDCAサイクルを回すコツを2つご紹介しますので、PDCAサイクルの運用がうまくいかない方は参考にしてみてください。
状況に応じて重点を置くポイントを変える
実はPDCAサイクルを回すと一口に言っても、自身の置かれている状況に応じて重点を置くべきポイントは変わってきます。
重点を正しい部分に置けるかが、PDCAサイクル運用の成功を左右します。
PDCAサイクルのどこに重点を置くべきかは、東洋経済オンラインさんのコラムで詳しく解説されています。
まず全く新しいことを始めるなら、当然Plan(計画)に重点を置くべきです。
計画通りに行動できないなら、Do(行動)のやり方を変えるなどの工夫が必要となります。
一方で何回もPDCAサイクルを回しているにも関わらず、中々改善の兆しが見られないのであれば、C(評価)とA(改善)のプロセスを重視する必要があります。
行動の結果と当初の計画(目標)を見比べて、上手くいかない要因を徹底的に調べましょう。
そして、洗い出した改善点を基に計画を立てることをしっかりと意識しなくてはいけません。
PDCAサイクルはあくまで「手段」であることを意識する
「手段の目的化」という言葉は、PDCAサイクルにも当てはまります。
目標を達成する手段としてPDCAサイクルを活用しているにも関わらず、いつのまにか高速でPDCAサイクルを回すことが目的となっている人は少なくありません。
PDCAサイクルを回すのが目的となってしまうと、一つ一つのプロセス(計画や行動)が雑になって、繰り返しても一向に改善の効果を得られなくなります。
PDCAサイクルを回す際は、あくまで目標達成のための「手段」に過ぎないことを意識し、一つ一つのプロセスを意識して行いましょう。
そして毎回PDCAサイクルが一循環したら、その都度効果を測定するのも大事です。
定期的にPDCAサイクルの効果を測定することで、目標達成に向けて着実に進んでいるかを確認するのがポイントです。
PDCAサイクルのまとめ
PDCAサイクルを回すと、着実かつスピーディーに目標の達成に近づけます。
ですがPDCAサイクルは、ただ単に回せば効果を得られるというものではありません。
PDCAの各段階でやるべきことを忠実に実行し、得られた結果を次に活かすのが大切です。
経営管理はもちろん、日々の業務や資格学習などにも役立つので、活用してみてはいかがでしょうか？