人材や資金力が不足している中小企業にとって、ITツールの導入はとてもメリットが大きいです。
ITツールと言ってもマーケティングオートメーションやCRMなど、その種類は多岐に渡ります。
そんなITツールの中でも、コストの削減に直結するのがRPAです。
今回は、中小企業の業務効率化に役立つ「RPA」のメリットとデメリットについてわかりやすく解説します。
RPAの導入を検討している方は、まずこの記事でメリットとデメリットを確認してみてください！
そもそもRPAとは？
RPA(Robotics Process Automation)とは、業務プロセスをソフトウェアが組み込まれたロボットを使って自動化する仕組みやそのツールを意味します。
RPAは、人事や経理、総務などの部門で行う定型作業で導入されています。
具体的には、下記のような業務でRPAを活用できます。
- データのコピペ
- データの入力
- 伝票や帳票の作成
- 勤怠管理
- 経費の確認
同じ処理を繰り返す作業や標準化された(誰が行なっても結果が変わらない)作業に、RPAのシステムは適していると言われています。
RPAのツールを導入するメリット
RPAのツールを導入すると、はたしてどのようなメリットを得られるのでしょうか？この章では、RPAを導入して得られるメリットを4つご紹介します。
メリット①：コストの削減
RPAでは業務をロボットに処理させるため、 それまでその作業に費やしていた人員や労力が不要となります。
その結果、作業のアウトソーシングなどに費やすていたコストを削減できます。
メリット②：ミスの防止
RPAではロボットがあらかじめ設定された指示に従って作業を自動的に処理するため、ミスが発生しません。
手作業で生じ得る細かなミスを防止できる点は、RPAを導入する大きなメリットと言えます。
メリット③：一日中稼働できる
人の場合は1日あたり作業できる時間に限りがありますが、RPAで導入するロボットは一日中作業を行うことができます。
RPAを導入した方がより多く処理を行えるため、業務にかかる期間を短縮できるメリットを得られます。
メリット④：利益に直結する業務に集中できる
データの入力や勤怠管理などは、ビジネスでは必須となる作業ではあるものの利益には直結しません。
RPAを導入すれば、利益に直結しない業務をロボットに任せ、従業員はマーケティングや営業などの利益に直結する業務に集中できます。
RPAのツールを導入するデメリット
メリットの多いRPAですが、下記にあげるようなデメリットもあります。
RPAを導入する際には、メリットのみならずデメリットにも十分目を向けましょう。
デメリット①：複雑な処理には不向き
あくまでRPAは、あらかじめ指示された内容を遂行するツールに過ぎないため、AIのように自分で考えて作業を行うことはできません。
思考力を要する複雑な作業ではRPAは不向きなので注意が必要です。
デメリット②：情報漏洩のリスク
他のソフトウェアと同様に、RPAにも情報漏洩のリスクがつきものです。
会社の経営計画や従業員の個人情報など、機密情報を取り扱う作業にはRPAを導入しないのが無難です。
デメリット③：システム障害により作業続行が不可能となる可能性
RPAを導入する際に、情報漏洩と同じかそれ以上に注意すべきなのがシステム障害です。
たとえばサーバーの過負荷など、何かしらのシステム障害が発生してしまうと、RPAのツールが使えなくなってしまい、業務の続行が不可能となります。
便利なRPAですが、突発的なシステム障害により業務が続けられなくなる点は注意すべきでメリットの一つです。
デメリット④：指示次第で間違った作業を続けるリスク
良くも悪くもRPAは、運用者の指示に忠実に従って処理を行います。
指示が正しいものなら完璧にそれをこなしてくれますが、仮に間違った指示を与えてしまった場合、その間違った指示通りに作業を続けてしまいます。
RPAを運用する際には、事前に指示が明確かどうか入念に確認しておくことが重要です。
RPAのメリットとデメリットまとめ
今回の記事では、業務の効率化に役立つRPAのメリットとデメリットを解説しました。
RPAは単調な定型業務にかかる負担を軽減する上ではとても役立つ一方で、複雑な業務には適していません。
また情報漏洩やシステム障害のリスクなど、RPAにはいくつか注意すべきデメリットもあります。
メリットとデメリットを比較検討し、自社の業務に適していると判断してからRPAを導入することが大事です。